Programma’s hebben vaak veel moeite met de sturing op benefits, terwijl het hier juist om draait. Het gaat om de invulling van de door de organisatie gewenste toegevoegde waarde. Het op dit punt al dan niet bewust maar wat om heen draaien geeft het risico dat het programma met onvoldoende of ongewenst resultaat eindigt.
Van projectresultaat tot realiseren van strategische doelstelling
Binnen MSP (Managing Succesfull Programmes) wordt de volgende definitie voor een Programma gehanteerd: ’A programme is a temporary, flexible organization created to coordinate, direct and oversee the implementation of a set of related projects and activities in order to deliver outcomes and benefits related to the organization’s strategic objectives.’
De projectresultaten stellen een organisatie in staat veranderingen in de huidige organisatie door te voeren die leiden tot een andere manier van werken. Dit levert uiteindelijk de gewenste benefits. De benefits zijn gelinked aan het strategische einddoel dat de organisatie met het programma voor ogen heeft.
Welke Benefits zijn er binnen programma management?
Benefits kunnen aan verschillende strategische einddoelen bijdragen. Naast financiële einddoelen kunnen er bijvoorbeeld ook einddoelen tussen zitten zoals bijvoorbeeld kwaliteitsverbetering in de dienstverlening, verhoging van de klanttevredenheid en verhogen van de interne flexibiliteit. Maar er kunnen ook ongewenste neveneffecten (de zogenaamde dis benefits) optreden in de vorm van bijvoorbeeld tijdelijke ontevredenheid onder het personeel hetgeen zich vertaalt in lagere medewerkerstevredenheid.
De valkuilen binnen Programma Management
- De strategisch gewenste gewenste einddoelen zijn onvoldoende scherp uitgewerkt en doorvertaald in Benefits.
- De Benefit Management Strategie wordt niet opgesteld.
Om succesvol om te gaan met Benefits binnen Programma Management moet, uitgaande van de beoogde strategische einddoelen, allereerst de Benefits Management Strategie bepaald worden. Deze strategie beschrijft de Benefits van het Programma, de onderlinge afhankelijkheid tussen de Benefits en de verantwoordelijkheden voor de identificatie, definitie, realisatie en meting van de Benefits. - De Benefitprofielen zijn niet uitgewerkt.
Na de Benefit Management Strategie worden Benefitprofielen opgesteld met als doel het vastleggen van iedere (Dis)Benefit en het managen van de realisatie. - Er is geen duidelijk Benefitrealisatieplan.
Het Benefitrealisatieplan wordt opgesteld om het goed volgen van de daadwerkelijke realisatie van de Benefits mogelijk te maken. - De verantwoordelijkheden zijn onvoldoende belegd.
Wie ontwikkelt de Benefits Management Strategie, wie identificeert en kwantificeert de Benefits, wie stelt de planning van de Benefits realisatie op, wie is verantwoordelijk voor het realiseren van de Benefits en tenslotte wie voert de review op de Benefits uit?
Hoe nu verder?
Laten we beginnen met vast te stellen dat Benefits geen nice to have zijn, maar een echte must have. Het is een wezenlijk onderdeel van het Programma fundament. Het medicijn: vanuit senior management bijdragen en constant de focus houden op verantwoordelijkheden en daadwerkelijke invulling van de verschillende Benefit aspecten. Daarnaast hoort de lijnorganisatie zich bewust te zijn van het feit dat ze een prominente rol spelen en dit zeker niet het ‘ding’ van de Programma Manager is.
Moeten we alles op dag 1 van het programma helemaal uitgewerkt hebben?
Het zou natuurlijk mooi zijn, maar is vaak praktisch onhaalbaar. Veel belangrijker is het om constant focus te houden op dit onderwerp. Reviews bieden uitgelezen kansen om te sturen op verdere invulling en/of aanscherping op dat moment.
Moet je alle onderdelen van Benefit Management separaat opstellen?
Afhankelijk van de lokale situatie kan een pragmatische invulling worden gekozen die past bij de organisatie en het uit te voeren programma. Wel is het raadzaam om na te gaan of voorgaande elementen allemaal zijn belegd, aangezien het ontbreken vaak leidt tot reparatiewerk (of erger) later in de tijd.
Herkent u de valkuilen, heeft u ervaringen met andere valkuilen of heeft u interessante lessons learned?
Herkent u de genoemde valkuilen en heeft u hulp nodig? Change-Partners staat u graag bij!
Heeft u ervaringen met andere valkuilen? Change-Partners is benieuwd naar uw verhaal! Graag spiegelen wij onze kennis en kunde aan uw ervaringen.
Heeft u andere lessons learned en wilt u deze delen met ons en/of onze doelgroep? We horen graag van u. Change-Partners heeft uitgebreide ervaring met programma’s en projecten en blijft graag leren van nieuwe inzichten. Alleen zo kunnen we blijven voldoen aan de topkwaliteit de we bieden en willen blijven bieden.
Comments are closed.