Tien tips om grote veranderingen succesvol door te voeren

Maar eerst: hoe het niet moet!

Helaas kom je het nog veel tegen. Een grote leverancier heeft een opdracht voor een enorm veranderprogramma gescoord en loopt over de organisatie heen met een groot team van eigen consultants. Veelal is daarbij heel veel aandacht voor de opdrachtgever en in een flink tempo worden dikke sheetpacks en rapporten opgeleverd en besproken. Vaak is dan ook nog de tactiek om de rapportages niet of heel kort van tevoren toe te sturen zodat de opdrachtgever en andere stakeholders alleen nog hun best kunnen doen tijdens de presentatie om goed te reageren op de analyses en voorstellen. Zodra het team klaar is, de cheque geïnd, blijkt dat van structurele borging in de eigen organisatie geen sprake is. Herkenbaar?

Hoe kun je wel grote veranderingen doorvoeren en laten beklijven?

Eigenlijk is dat heel simpel. Door de gewenste nieuwe situatie in een visieschets uit te werken, een klein regieteam in te richten,  een goede analyse van de huidige situatie te maken, de verander strategie te bepalen en door heel concreet af te spreken wie wat wanneer doet en blijft doen.

Is het zo simpel?
Ja het is zo simpel. Alleen blijkt het voor veel mensen ontzettend moeilijk om het met de juiste focus te doen. Afleidingen zijn er genoeg en als bijsturing niet optreedt zijn dat dus de excuses waarom afgesproken acties niet zijn opgevolgd.

Tien tips

  1. Begin met je visie. Werk die visie uit, bepaal je stakeholders , toets je visie bij alle stakeholders en verbeter hem op basis van de gesprekken met de stakeholders. Bepaal de belangrijkste kaders en uitgangspunten die bij de visie horen.
  2. Bepaal je team en richt je governance in. Dat is niks meer of minder dan bepalen met welke mensen je de verandering vormgeeft, bestuurt en met welke frequentie je elkaar ontmoet.
  3. Richt een klein regieteam in dat de verandering begeleidt.
    Begeleiden is de essentie van het regieteam, want het doorvoeren van de verandering vindt plaats in de harten en hoofden van de mensen die het aangaat. Dat betekent ook dat je zoveel mogelijk de staande organisatie benut bij de verandering. 
  4. Benoem managers in de staande organisatie die verantwoordelijk zijn voor hun deel van de verandering en vraag hen om hun plan te maken dat helpt bij het realiseren van de visie. Biedt hulp aan voor diegenen die om welke reden dan ook moeite hebben zo’n plan op te stellen. De verantwoordelijkheid voor het plan blijft uiteraard bij hen, maar ze krijgen hulp als ze er om vragen. Die hulp kan variëren van bijvoorbeeld een beetje coaching, iemand die hen helpt hun plannen op te schrijven, tot iemand die als changemanager in hun organisatie de verandering helpt vorm te geven.
  5. Organiseer een gezamenlijke sessie om de gemaakte plannen te doorleven.
    Waar nodig faciliteert het regieteam hieraan voorafgaand een review sessie per plan. Direct daarna is het essentieel om een inspirerende sessie voor te bereiden die energie geeft om door te zetten en op elkaar te bouwen. Mocht je geen ervaring hebben met het voorbereiden van zo’n sessie, roep hulp in van mensen die eerder met zo’n bijltje hebben gehakt. Niets is dodelijker dan een paar uur naar saaie presentaties te moeten luisteren. Niets is ook leuker dan geïnspireerd te worden door visies en het uitwisselen van ideeën. Hoe groter de interactie van alle betrokkenen hoe meer inspiratie ontstaat.
  6. Volg de voortgang en stuur waar nodig bij. Laat vooral het kleine regieteam zorgen dat de verantwoordelijken elkaar informeren en men elkaar bijstuurt. Formele reviews in de stuurgroep kunnen zo beperkt blijven en vaak blijken veel minder voetangels en klemmen naar de stuurgroep te moeten als de onderlinge sturing goed gefaciliteerd wordt.
  7. Wees transparant over wijzigingen in kaders en uitgangspunten. Denk daarbij aan besluiten, voorziene risico’s en kansen. Het helpt daarbij als het regieteam de vastleggingen zodanig doet dat alle betrokkenen gedurende het programma inzicht daarin hebben.
  8. Communiceer, communiceer, communiceer!
    a) Benoem de tussentijdse tegenvallers en geef aan hoe ze te overwinnen
    b) Vier de tussentijdse successen
    c) Informeer
    d) Luister naar wat anderen vinden
    e) Stel bij waar nodig
  9. Stel vast hoe de verandering is geborgd, maak afspraken over hoe dat gevolgd blijft worden en evalueer het programma (het regieteam droeg natuurlijk al zorg dat tijdens het programma de teams hun geleerde lessen vastlegden in een apart document)
  10. Vier het succes van een geslaagde verandering!  

Ben je ergens vastgelopen en zoek je inspiratie?

Kijk dan bijvoorbeeld eens op ons blog over Hoe vastgelopen programma’s succesvol te maken?

Jouw idee?

Is dit de enige weg naar succes? Gelukkig niet. Met gezond verstand en de juiste mensen aan boord is een verandering altijd ook goed door te voeren.
Wat is jouw idee?

——————————

Over Change-Partners.nl

Wij zijn gepassioneerde veranderaars! Waarom? Omdat wij veranderen leuk vinden, omdat je met mensen echt in contact komt als je wilt veranderen, het aan het denken zet, omdat je samen een doel stelt dat je wilt bereiken, omdat de weg naar dat doel altijd nieuwe inzichten oplevert, omdat je kunt luisteren naar de mensen die het aangaat en dat altijd een betere weg oplevert naar je doelen en je visie op de toekomst.
Wij helpen bij grote en kleine veranderingen. Wij houden (ook bij grote veranderingen) van een aanpak met een klein regieteam die de verandering helpt voor te bereiden, intensief begeleidt en verankert . Wij houden van respectvol veranderen. De echte verandering vindt dan plaats waar het hoort, in de harten en hoofden van de mensen die het aangaat.
In een wereld die zo snel verandert, is snel kunnen aanpassen van levensbelang. Dan helpt inspiratie, visie, doelen stellen in combinatie met gewoon doen, luisteren en helpen bij het oplossen van problemen.
Dus, heb je een probleem dat je niet 1-2-3 kunt oplossen, ervaar je weerstand, ga je iets doen waar je nog geen goede ervaring mee hebt, klopt je proces niet meer, heb je een vastgelopen project of programma, wil je over op een ander ICT systeem, ga je afdelingen of zelfs hele bedrijven afsplitsen of juist samen laten gaan, of heb je gewoon de capaciteit niet voor een verandering, steun dan op onze professionele hulp van gepassioneerde veranderaars. Samen maken we het succes.
Change-Partners, your partners in change!
Change-Partners.nl is opgericht door Tom Oudman en Marcel Otto. Het is een organisatie van professionals die samenwerken. Zij hebben allemaal minimaal 10 jaar ervaring op één of meerdere gebieden van Programma-, Project en/of Interim Management.
Wij voortdurend op zoek naar talent dat excelleert bij veranderingen!
Marcel Otto & Tom Oudman